Di tengah tantangan dunia bisnis yang semakin kompleks, PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) sebagai bagian dari Kimia Farma Group mengambil langkah tegas dalam menciptakan lingkungan kerja yang bersih dan transparan.ย
Salah satu upaya strategis yang diimplementasikan adalah Whistleblowing System (WBS), sebuah mekanisme pelaporan yang dirancang untuk mencegah praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN) di seluruh aspek operasional perusahaan. Sistem ini dirancang untuk memberikan saluran yang aman dan terpercaya bagi karyawan serta pemangku kepentingan lainnya untuk melaporkan dugaan pelanggaran dan praktik tidak etis lainnya.ย
Definisi Whistleblowing System (WBS)
Whistleblowing System (WBS) adalah mekanisme yang memungkinkan individu untuk melaporkan dugaan pelanggaran hukum, etika, atau kebijakan perusahaan secara anonim dan aman. Sistem ini bertujuan untuk mendeteksi dan mencegah praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN) di lingkungan kerja, serta melindungi whistleblower dari tindakan balasan atau retaliasi. WBS menyediakan saluran komunikasi yang jelas dan terpercaya untuk mengajukan laporan, serta memastikan bahwa setiap dugaan pelanggaran ditangani dengan serius dan transparan.
Mekanisme dan Proses WBS di KFTD
Penerapan Whistleblowing System (WBS) di KFTD melibatkan beberapa langkah penting untuk memastikan efektivitas dan keamanan sistem pelaporan. Berikut mekanisme dan proses yang diterapkan di KFTD.
1. Saluran Pelaporan
KFTD menyediakan beberapa saluran pelaporan untuk memudahkan karyawan dan pemangku kepentingan lainnya dalam melaporkan dugaan pelanggaran, di antaranya;
- Hotline: Nomor telepon khusus yang dapat dihubungi untuk melaporkan pelanggaran.
- Email: Alamat email khusus yang disediakan untuk menerima laporan.
- Laporan tertulis menggunakan form laporan pelanggaran yang dikirim ke subunit Compliance Unit Manajemen Risiko PT Kimia Farma Trading & Distribution.
2. Prosedur Pelaporan
Prosedur pelaporan di KFTD dirancang untuk memudahkan pelapor dalam menyampaikan informasi dengan aman dan terstruktur:
- Pengumpulan Laporan: Laporan yang masuk melalui saluran yang disediakan akan diterima oleh tim khusus yang bertanggung jawab atas WBS.
- Verifikasi Awal: Tim WBS melakukan verifikasi awal terhadap laporan untuk menentukan validitas dan kelengkapan informasi.
- Investigasi: Laporan yang valid akan ditindaklanjuti dengan investigasi yang mendalam oleh tim independen.
- Tindakan: Berdasarkan hasil investigasi, tindakan yang tepat akan diambil, termasuk sanksi disipliner atau perbaikan kebijakan jika diperlukan.
- Pelaporan Hasil: Hasil investigasi dan tindakan yang diambil akan dilaporkan kepada manajemen puncak, dan jika diperlukan, kepada pihak yang berwenang.
3. Perlindungan bagi Pelapor
KFTD menjamin perlindungan bagi whistleblower melalui beberapa kebijakan penting:
- Anonimitas: Pelapor dapat memilih untuk tetap anonim dalam proses pelaporan untuk melindungi identitas mereka.
- Non-Retaliasi: KFTD melarang keras tindakan balasan terhadap pelapor yang melaporkan dugaan pelanggaran dengan itikad baik.
- Kerahasiaan: Informasi yang disampaikan oleh pelapor akan dirahasiakan dan hanya digunakan untuk keperluan investigasi.
Dengan menyediakan saluran pelaporan yang aman dan terpercaya, KFTD mendorong keberanian dan partisipasi aktif dari seluruh karyawan serta pemangku kepentingan untuk menjaga integritas perusahaan. Melalui WBS, KFTD berupaya membangun budaya kerja yang lebih bersih dan etis, yang pada akhirnya akan meningkatkan kepercayaan dan reputasi perusahaan di mata publik.